Inviare il file XML della fattura elettronica al sistema di interscambio (SDI) e salvarlo sul proprio PC non e' sufficiente ai fini della conservazione a norma dello stesso.
La normativa prevede infatti un processo di conservazione finalizzato a rendere il documento elettronico non deteriorabile o modificabile ed inoltre disponibile nel tempo in tutta la sua integrita' ed autenticita', e va effettuata seguendo standard ben precisi.
Piu' generalmente la conservazione e' una operazione che non si effettua autonomamente all'interno dell'azienda ma che viene delegata ad aziende terze che forniscono questo tipo di servizio.
Parlando di fatturazione elettronica le possibilita' sono diverse:
SERVIZIO DI CONSERVAZIONE GRATUITO TRAMITE SOGEI
Innanzitutto l'Agenzia delle Entrate fornisce, tramite SOGEI, un servizio di conservazione completamente gratuito, che conserva automaticamente tutte le fatture attive e passive che transitano tramite il SDI (quindi all'atto pratico questo significa che vengono conservate tutte le fatture)
Questo servizio anche se gratuito va attivato esplicitamente dal portale "Fatture e Corrispettivi" dell'AdE.
E' disponibile un video che spiega in che modo fare questa operazione nella sezione Adesione al servizio di conservazione delle fatture elettroniche sul portale Fatture e Corrispettivi del manuale
Trattandosi di un servizio gratuito consigliamo a tutti i clienti di attivarlo sempre ed in ogni caso
SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SUL PORTALE MYDATACLOUD
Per i nostri clienti che utilizzano per l'invio e la ricezione delle fatture il portale MyDataCloud, il servizio di conservazione a norma per 10 anni e' compreso nel prezzo del servizio. Anche in questo caso la conservazione avviene automaticamente per tutte le fatture attive e passive che transitano dal portale MyDataCloud
Perche' possano venire conservate tutte le fatture e' chiaramente necessario che queste transitino dal portale MyDataCloud (quindi ad esempio, volendo utilizzare questa soluzione, non si dovranno far transitare dall'eventuale portale del proprio commercialista)
SERVIZI DI CONSERVAZIONE DI TERZI
Volendo utilizzare un servizio di conservazione di altro tipo e' possibile farlo manualmente, ovvero
Volendo fare le cose manualmente ricordiamo che una conservazione a norma richiede di conservare non solo il file XML della fattura elettronica, ma anche i messaggi di conferma/accettazione ricevuti dal SDI
La normativa prevede infatti un processo di conservazione finalizzato a rendere il documento elettronico non deteriorabile o modificabile ed inoltre disponibile nel tempo in tutta la sua integrita' ed autenticita', e va effettuata seguendo standard ben precisi.
Piu' generalmente la conservazione e' una operazione che non si effettua autonomamente all'interno dell'azienda ma che viene delegata ad aziende terze che forniscono questo tipo di servizio.
Parlando di fatturazione elettronica le possibilita' sono diverse:
SERVIZIO DI CONSERVAZIONE GRATUITO TRAMITE SOGEI
Innanzitutto l'Agenzia delle Entrate fornisce, tramite SOGEI, un servizio di conservazione completamente gratuito, che conserva automaticamente tutte le fatture attive e passive che transitano tramite il SDI (quindi all'atto pratico questo significa che vengono conservate tutte le fatture)
Questo servizio anche se gratuito va attivato esplicitamente dal portale "Fatture e Corrispettivi" dell'AdE.
E' disponibile un video che spiega in che modo fare questa operazione nella sezione Adesione al servizio di conservazione delle fatture elettroniche sul portale Fatture e Corrispettivi del manuale
Trattandosi di un servizio gratuito consigliamo a tutti i clienti di attivarlo sempre ed in ogni caso
SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SUL PORTALE MYDATACLOUD
Per i nostri clienti che utilizzano per l'invio e la ricezione delle fatture il portale MyDataCloud, il servizio di conservazione a norma per 10 anni e' compreso nel prezzo del servizio. Anche in questo caso la conservazione avviene automaticamente per tutte le fatture attive e passive che transitano dal portale MyDataCloud
Perche' possano venire conservate tutte le fatture e' chiaramente necessario che queste transitino dal portale MyDataCloud (quindi ad esempio, volendo utilizzare questa soluzione, non si dovranno far transitare dall'eventuale portale del proprio commercialista)
SERVIZI DI CONSERVAZIONE DI TERZI
Volendo utilizzare un servizio di conservazione di altro tipo e' possibile farlo manualmente, ovvero
Volendo fare le cose manualmente ricordiamo che una conservazione a norma richiede di conservare non solo il file XML della fattura elettronica, ma anche i messaggi di conferma/accettazione ricevuti dal SDI
Per maggiori informazioni e' disponibile un'area FAQ specifica sulla conservazione sul nostro forum di supporto
https://www.readypro.it/forum/faq-fatturazione-elettronica-conservazione.10.0.716680.fo
https://www.readypro.it/forum/faq-fatturazione-elettronica-conservazione.10.0.716680.fo
