In fase di creazione di una nuova anagrafica articolo, alcuni utenti scelgono per comodità di adottare il codice utilizzato dal proprio fornitore come codice interno aziendale (ovvero come codice articolo principale).
Pur sembrando inizialmente una scorciatoia pratica per velocizzare il caricamento del magazzino, questa pratica è fortemente sconsigliata. L'utilizzo di codici esterni come identificatori principali all'interno di Ready Pro può generare diverse problematiche sia a livello tecnico che commerciale.
Di seguito analizziamo i motivi principali per cui è preferibile generare sempre codici interni proprietari.
1. Incompatibilità dei caratteri e formattazione
Ready Pro prevede regole specifiche per la formattazione dei codici articolo principali, al fine di garantire la stabilità del database, l'esportazione dei dati e il corretto funzionamento delle sincronizzazioni (ad esempio con le piattaforme e-commerce). I fornitori utilizzano spesso nei loro codici dei caratteri non ammessi dal gestionale per il codice principale, come ad esempio gli spazi vuoti o particolari caratteri speciali. Forzare l'uso di questi codici esterni potrebbe generare errori a livello di database o nella lettura dei dati.
2. Conflitti tra fornitori (Omonimia dei codici)
Quando si gestisce un catalogo proveniente da più fornitori — che è la norma per la quasi totalità delle aziende — il rischio di duplicazione è altissimo. Non essendoci uno standard universale, è possibile che due fornitori distinti utilizzino lo stesso identico codice (es. ABC123) per identificare prodotti completamente diversi. Utilizzando il codice fornitore come codice principale, il gestionale bloccherebbe l'inserimento del secondo articolo rilevando un duplicato, costringendo l'operatore a inventare varianti sul momento e creando disordine nel database.
3. Rischi commerciali e concorrenza (Il problema più critico)
Questo è l'aspetto più pericoloso, specialmente se si opera in ambito B2B o si fa vendita online.
I codici assegnati dai produttori o dai grandi distributori sono spesso pubblici e ben riconoscibili. Esporre questi codici verso la propria clientela (ad esempio stampandoli sui preventivi, sulle fatture o pubblicandoli sul proprio sito web) rende immediatamente identificabile la vostra fonte di approvvigionamento.
Un cliente potrebbe banalmente copiare il codice articolo e cercarlo su Google: tra i primi risultati potrebbe comparire direttamente il sito del vostro fornitore o di un concorrente che si approvvigiona dallo stesso grossista, anziché il vostro e-commerce. Questo vi espone al rischio concreto di essere scavalcati nel processo di acquisto.
4. Variazioni di codifica da parte del fornitore
I fornitori, specialmente quelli strutturati, possono cambiare nel tempo i propri sistemi gestionali o le proprie logiche di codifica. Se un fornitore decide di rinnovare tutti i suoi codici articolo (aggiungendo ad esempio un prefisso o cambiando la lunghezza del codice), e voi avete usato quel dato come codice principale, vi ritroverete con un archivio storico frammentato. Il codice principale di un articolo, una volta movimentato, è il "cuore" dell'anagrafica e modificarlo a posteriori su migliaia di articoli è un'operazione complessa. Gestendo invece il codice fornitore nell'apposito tab secondario, un eventuale aggiornamento da parte del distributore sarà facilmente gestibile senza impattare la struttura del vostro database.
5. Organizzazione del magazzino e disomogeneità visiva
Un database ordinato aiuta gli operatori a lavorare meglio. I codici dei fornitori rispondono a logiche molto diverse tra loro: alcuni usano solo numeri, altri stringhe alfanumeriche lunghissime, altri ancora dei codici a barre. Se utilizzate i codici dei fornitori come codici principali, vi ritroverete con un elenco articoli visivamente caotico e disomogeneo.
Qual è la soluzione consigliata?
La best practice per la gestione delle anagrafiche prevede la creazione di codici articolo unici, nuovi e proprietari. Potete affidarvi alla numerazione automatica progressiva generata da Ready Pro, oppure studiare un vostro sistema di prefissi interni.
Il codice originale del fornitore non andrà ovviamente perso: Ready Pro dispone di campi specifici e tab dedicati ai fornitori all'interno dell'anagrafica articolo. Inserendo il codice del fornitore nell'apposita sezione, manterrete la possibilità di cercare il prodotto tramite quel codice e di gestire i riordini in modo automatico, ma questo dato rimarrà ad uso strettamente interno, mantenendo il vostro database pulito, sicuro e protetto da sguardi indiscreti.
Pur sembrando inizialmente una scorciatoia pratica per velocizzare il caricamento del magazzino, questa pratica è fortemente sconsigliata. L'utilizzo di codici esterni come identificatori principali all'interno di Ready Pro può generare diverse problematiche sia a livello tecnico che commerciale.
Di seguito analizziamo i motivi principali per cui è preferibile generare sempre codici interni proprietari.
1. Incompatibilità dei caratteri e formattazione
Ready Pro prevede regole specifiche per la formattazione dei codici articolo principali, al fine di garantire la stabilità del database, l'esportazione dei dati e il corretto funzionamento delle sincronizzazioni (ad esempio con le piattaforme e-commerce). I fornitori utilizzano spesso nei loro codici dei caratteri non ammessi dal gestionale per il codice principale, come ad esempio gli spazi vuoti o particolari caratteri speciali. Forzare l'uso di questi codici esterni potrebbe generare errori a livello di database o nella lettura dei dati.
2. Conflitti tra fornitori (Omonimia dei codici)
Quando si gestisce un catalogo proveniente da più fornitori — che è la norma per la quasi totalità delle aziende — il rischio di duplicazione è altissimo. Non essendoci uno standard universale, è possibile che due fornitori distinti utilizzino lo stesso identico codice (es. ABC123) per identificare prodotti completamente diversi. Utilizzando il codice fornitore come codice principale, il gestionale bloccherebbe l'inserimento del secondo articolo rilevando un duplicato, costringendo l'operatore a inventare varianti sul momento e creando disordine nel database.
3. Rischi commerciali e concorrenza (Il problema più critico)
Questo è l'aspetto più pericoloso, specialmente se si opera in ambito B2B o si fa vendita online.
I codici assegnati dai produttori o dai grandi distributori sono spesso pubblici e ben riconoscibili. Esporre questi codici verso la propria clientela (ad esempio stampandoli sui preventivi, sulle fatture o pubblicandoli sul proprio sito web) rende immediatamente identificabile la vostra fonte di approvvigionamento.
Un cliente potrebbe banalmente copiare il codice articolo e cercarlo su Google: tra i primi risultati potrebbe comparire direttamente il sito del vostro fornitore o di un concorrente che si approvvigiona dallo stesso grossista, anziché il vostro e-commerce. Questo vi espone al rischio concreto di essere scavalcati nel processo di acquisto.
4. Variazioni di codifica da parte del fornitore
I fornitori, specialmente quelli strutturati, possono cambiare nel tempo i propri sistemi gestionali o le proprie logiche di codifica. Se un fornitore decide di rinnovare tutti i suoi codici articolo (aggiungendo ad esempio un prefisso o cambiando la lunghezza del codice), e voi avete usato quel dato come codice principale, vi ritroverete con un archivio storico frammentato. Il codice principale di un articolo, una volta movimentato, è il "cuore" dell'anagrafica e modificarlo a posteriori su migliaia di articoli è un'operazione complessa. Gestendo invece il codice fornitore nell'apposito tab secondario, un eventuale aggiornamento da parte del distributore sarà facilmente gestibile senza impattare la struttura del vostro database.
5. Organizzazione del magazzino e disomogeneità visiva
Un database ordinato aiuta gli operatori a lavorare meglio. I codici dei fornitori rispondono a logiche molto diverse tra loro: alcuni usano solo numeri, altri stringhe alfanumeriche lunghissime, altri ancora dei codici a barre. Se utilizzate i codici dei fornitori come codici principali, vi ritroverete con un elenco articoli visivamente caotico e disomogeneo.
Qual è la soluzione consigliata?
La best practice per la gestione delle anagrafiche prevede la creazione di codici articolo unici, nuovi e proprietari. Potete affidarvi alla numerazione automatica progressiva generata da Ready Pro, oppure studiare un vostro sistema di prefissi interni.
Il codice originale del fornitore non andrà ovviamente perso: Ready Pro dispone di campi specifici e tab dedicati ai fornitori all'interno dell'anagrafica articolo. Inserendo il codice del fornitore nell'apposita sezione, manterrete la possibilità di cercare il prodotto tramite quel codice e di gestire i riordini in modo automatico, ma questo dato rimarrà ad uso strettamente interno, mantenendo il vostro database pulito, sicuro e protetto da sguardi indiscreti.
