Gestione presenze

La procedura Gestione presenze fa parte del modulo contabilita' e consente di redigere uno schema delle presenze mensili dipendente per dipendente.

Al primo avvio viene mostrato il mese corrente con una tipologia lavoro ordinario che e' presente come default.
Posizionandosi con su una cella della griglia e facendo doppio click con il mouse, o premendo Invio, e' possibile inserire il numero di ore lavorate da ogni dipendente per ogni giorno.
L'inserimento puo' avvenire sia in decimi che in sessantesimi.

Ad esempio lavorando in decimi, 7 ore e mezza andranno inserite con il valore 7.5; operando invece in sessantimi l'orario va inserito come 7:30.

La procedura consente di operare indifferentemente in un modo o nell'altro a seconda delle preferenze, ed e' possibile passare da una modalita' all'altra in ogni momento intervenendo sull'apposita opzione.
Oltre all'inserimento delle sole ore lavorate, tramite il menu Ammin / Tabella tipi presenze e' possibile aggiungere nuove tipologie, per registrare ad esempio ore di ferie, permessi, ore di malattia, ecc.

E' possibile codificare un numero illimitato di tipologie, cosi' da poter adattare la procedura a tutte le esigenze.
Sebbene l'inserimento manuale delle ore lavorate possa essere utile in qualche caso, la procedura Gestione presenze trova la sua principale utilita' nella possibilita' di generare automaticamente lo schema mensile partendo dalle ore di entrata/uscita registrate da ogni dipendente con la procedura TIMBRACARTELLINO.

Premendo il pulsante Generazione schema ore si accede al pannello di generazione automatica dello schema:

La generazione automatica dello schema ore puo' avvenire in due diverse modalita':

Modalita' 1 - Totalizza solo timbrature

Con questo algoritmo la procedura e' in grado di assegnare unicamente le ore di LAVORO ORDINARIO (e non giorni di ferie od ore di straordinario).
In questa modalita' viene semplicemente effettuato un calcolo dei minuti lavorati considerando il tempo intercorso tra le timbrature di entrata e di uscita di ogni dipendente, senza tenere conto dell'orario stesso.

L'unico parametro configurabile in questa modalita' e' il numero di minuti a cui effettuare l'arrotondamento (utile per non avere uno schema ore con dei totali non arrotondati).

Facciamo alcuni esempi di timbrature ed ore lavorate calcolate per meglio comprendere il funzionamento della procedura:

Entrata Uscita Arrotondamento Ore lavorate calcolate
7:58 13:01 15 minuti 05:00
7:58 13:01 1 minuto 05:03
08:05 13:01 15 minuti 04:45
08:04 12:05 15 minuti 05:00

Come si puo' notare, in questa modalita' non viene tenuto conto se un dipendente arriva in ritardo od esce in anticipo.

Ad esempio se l'orario di un negozio e' dalle 9.00 alle 13.00 (4 ore) per un dipendente che timbra l'entrata alle 8:00 e l'uscita alle 12:00 verranno comunque registrate 4 ore lavorate.

Per effettuare un calcolo piu' corretto e' quindi disponibile anche una seconda modalita' di calcolo:

Modalita' 2 - Comparazione timbrature con calendario

Questo algoritmo richiede che venga pre-configurato un calendario di lavoro (cosi' da istruire il software su quali sono gli orari previsti di entrata ed uscita per ogni dipendente).
La configurazione del calendario di lavoro per ogni dipendente va effettuata tramite la procedura Calendario di lavoro, accessibile tramite l'apposito pulsante.
Con questa modalita' di calcolo viene quindi consentito di specificare due tipologie aggiuntive:

1) Tipologia su cui registrare le mancate timbrature
Qui normalmente si andra' ad indicare la tipologia "ferie". Il programma cioe' identifichera' in base al calendario delle ore in cui il dipendente avrebbe dovuto lavorare, e se non risulteranno delle timbrature di entrata/uscita che confermino la sua presenza, registrera' questa assenza totalizzando la tipologia specificata.

2) Tipologia su cui registrare le ore lavorate fuori dal calendario di lavoro.
Al contrario e' possibile indicare su quale tipologia registrare eventuali ore extra lavorate rispetto al calendario. Queste ore normalmente vengono associate alla tipologia "straordinario" oppure, volendo, possono anche non essere totalizzate.

E' possibile avviare l'elaborazione per un solo mese alla volta e per un solo dipendente o per tutti (a seconda del dipendente selezionato sul filtro relativo). L'elaborazione avviene solamente se non sono gia' presenti delle ore inserite per quel dipendente/mese.

Nel caso in cui siano gia' presenti delle ore sullo schema (indipendentemente dal fatto che siano state inserite manualmente o calcolate automaticamente) prima di poter avviare una nuova elaborazione sara' necessario azzerare lo schema ore di quel mese, utilizzando l'apposito pulsante Elimina tutto (che elimina tutte le ore inserite sulla griglia visualizzata in quel momento.

N.B. La cancellazione di uno schema ore non e' annullabile, quindi fare sempre attenzione a qual'e' il mese/dipendente su cui si sta operando prima di procedere con questa operazione.

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