Per creare un nuovo contratto premere l'apposito pulsante sulla lista contratti.
In fase di creazione occorrerà innanzitutto selezionare l’anagrafica dell’intestatario: nel nostro caso selezioneremo un cliente.
In fase di creazione occorrerà innanzitutto selezionare l’anagrafica dell’intestatario: nel nostro caso selezioneremo un cliente.
A questo punto, ci troviamo all’interno della finestra di impostazione del contratto dove potremo gestire varie tipologie di contratti.
La finestra è suddivisa essenzialmente in 3 zone: una che riguarda i dati dell’intestatario del contratto, le altre, la tipologia del contratto e i dettagli.
La finestra è suddivisa essenzialmente in 3 zone: una che riguarda i dati dell’intestatario del contratto, le altre, la tipologia del contratto e i dettagli.
I principali campi utilizzabili sono i seguenti:
- Numero contratto : codice progressivo del contratto (il codice viene assegnato automaticamente da Ready Pro alla creazione ma e' liberamente modificabile dall'utente)
- Data contratto : data di stipulazione del contratto
- Categoria : la categoria e' selezionabile da una tabella (personalizzabile dall'utente).
- Descrizione contratto : descrizione sintetica per il contratto
- Cliente : cliente associato al contratto
- Luogo di intervento : se il contratto che si sta creando e' relativo a servizi da prestare "on-site" (ovvero presso la sede del cliente) qui e' possibile specificare l'indirizzo per gli interventi (che potrebbe essere diverso dalla sede legale del cliente)
- Note : note libere
- Referente : operatore che ha creato il contratto e/o referente all'interno della propria azienda per il contratto
- Tipo di contratto e validità : e' possibile creare contratti limitati nel tempo e/o nel numero di ore eseguite, intervenendo su questo selettore. Il campo Ore utilizzate è calcolato automaticamente sommando il totale ore dele operazioni eseguite collegate a questo contratto
- Tipo rinnovo : campo collegato ad una tabella personalizzabile che consente di specificare una classificazione se si dispone di tipi di rinnovi diversi per i contratti (es. rinnovo automatico alla scadenza, nessun rinnovo, ecc.)
- Contratto precedente : questo campo consente di collegare un contratto con un altro, ad esempio e' comodo per collegare un contratto di rinnovo con il contratto precedente.
- Numero contratto : codice progressivo del contratto (il codice viene assegnato automaticamente da Ready Pro alla creazione ma e' liberamente modificabile dall'utente)
- Data contratto : data di stipulazione del contratto
- Categoria : la categoria e' selezionabile da una tabella (personalizzabile dall'utente).
- Descrizione contratto : descrizione sintetica per il contratto
- Cliente : cliente associato al contratto
- Luogo di intervento : se il contratto che si sta creando e' relativo a servizi da prestare "on-site" (ovvero presso la sede del cliente) qui e' possibile specificare l'indirizzo per gli interventi (che potrebbe essere diverso dalla sede legale del cliente)
- Note : note libere
- Referente : operatore che ha creato il contratto e/o referente all'interno della propria azienda per il contratto
- Tipo di contratto e validità : e' possibile creare contratti limitati nel tempo e/o nel numero di ore eseguite, intervenendo su questo selettore. Il campo Ore utilizzate è calcolato automaticamente sommando il totale ore dele operazioni eseguite collegate a questo contratto
- Tipo rinnovo : campo collegato ad una tabella personalizzabile che consente di specificare una classificazione se si dispone di tipi di rinnovi diversi per i contratti (es. rinnovo automatico alla scadenza, nessun rinnovo, ecc.)
- Contratto precedente : questo campo consente di collegare un contratto con un altro, ad esempio e' comodo per collegare un contratto di rinnovo con il contratto precedente.
Nella zona inferiore della finestra sono poi presenti ulteriori dettagli e collegamenti per i contratti nelle sezioni:
- Costi e fatturazione : in questa sezione e' possibile specificare i dettagli per la fatturazione automatica dei contratti (possibile tramite la procedura di fatturazione differita)
- Dettagli contratto : campi descrittivi ove e' possibile inserire un dettaglio di apparecchiature/articoli a cui il contratto e' relativo
- Richieste di assistenza : se la procedura contratti viene utilizzata per gestire contratti di assistenza tecnica, in questa sezione vengono visualizzate le richieste di assistenza collegate al contratto
- Operazioni da eseguire : se la procedura contratti viene utilizzata per gestire contratti di assistenza tecnica, in questa sezione vengono visualizzate le Operazioni da eseguire collegate al contratto
- Operazioni eseguite : se la procedura contratti viene utilizzata per gestire contratti di assistenza tecnica, in questa sezione vengono visualizzate le operazioni eseguite collegate al contratto
- Documenti : consente di collegare al contratto eventuali documenti esterni, come la copia PDF del contratto di fornitura sottoscritto dal cliente
In fase di creazione, il contratto risulta automaticamente in stato “Attivo”, ma volendo è possibile utilizzare altri stati come “Bozza” o “Bloccato” che lo pongono in uno stato di sospensione per cui le eventuali quote non verranno considerate per la fatturazione automatica dei costi.
Fatta questa premessa generale, è possibile creare svariati tipi di contratti per ogni tipo di esigenza, servendoci delle due principali tipologie: a “Periodo limitato”, a “Ore a scalare” e "Periodo e ore a scalare".
